海外出張で学んだこと

現在所属している会社で担当している仕事は9割が日本国内業務で1割がフランス関連の業務です。

これまでにお仕事で5回フランスへ出張に行かせてもらうチャンスがあり、自分にとってはとても良い経験になっただけでなく、多くのことを学ばせてもらったと感じています。

今回は5回のフランス出張で学んだ「海外で仕事をすること」についてまとめてみようと思います。

最重要事項はスケジュール管理と体調管理

フランスへは年2回、各1週間ずつ出張へ行く機会がありました。

しかし私のメイン業務は日本国内の顧客を担当する営業で、フランス業務は国内業務と比べるとサブと言っても良いくらいの仕事量です。なのでフランスへの出張中も日本国内の担当している仕事は進めなければいけませんし、不在の間は代理担当者に対応してもらったことが何度もありました。

毎年フランスへは9〜11月ごろに出張へ行っています。出張の時期は決まっているので、それに合わせて国内の仕事も半年前の4〜5月頃からフランス出張中に進めなければならない業務調整を始めています。

フランス業務に関しては事業スタート当初は現地にコーディネーターがいたので、フランス出張はもちろんフランス事業全体のスケジュール調整はコーディネーターに依頼していました。

しかし結局業務発足の1年目で契約を終えてしまったので、現地に協力者もいないまま私が主にメールでフランスの関係者全員に連絡を取りながら進めることとなりました。

また、通常今の会社では事業を展開している1国に対して年に3〜4回は出張へ行っています。でもフランスへの出張は非常にお金がかかるため、年に2回と決められてしまい、現地関係者との打ち合わせや下見など全ての重要業務をその2回の出張でこなさなければなりませんでした。

なので日本国内業務のスケジュール調整もしつつ、フランス現地とのやりとり及び出張準備もしなければならず、常に先のことを考えて動く必要がありました。

特にフランス出張を実りあるものにするためには現地で有効的に時間を使うことが重要だったので、アポのスケジュール調整は一番気をつけていました。

そしてスケジュール管理と共に重要なことは体調管理です。

実は初めてフランスへ出張へ行った時に、帰国後体調を崩してしまいとても辛い経験をしたことがあります。2週間くらい風邪が治らず、体調が悪い中、日本とフランスの業務を並行して進めなければなりませんでした。

今から当時のことを振り返ると、仕事の力の抜き方というものがわかっていなかったように思います。どの業務にも全力で取り組んでいたなぁと感じます。

確かにどうやって進めて良いのか右も左もわからない状態だったというのはありますが、肩の力を抜いて、万全な体調で仕事をすることが一番大事!ということがまだイマイチわかっていなかったと思います。

スケジュール管理と体調管理の重要性は色々な経験をして、身をもって大切だと感じました。

時差を上手に活用する

やり取りする国との時差にもよりますがフランスの場合は、日本のビジネスアワーが終わろうとしている時間帯にフランスのビジネアスアワーが始まります。

なので全ての業務を進めるためには時間を要すると予め理解しておくことが必要です。時間がかかって当たり前だと腹をくくっておけば、時差が気にならなくなります。

そこで私が約3年間フランス人やフランス在住の日本人と仕事を進める中で学んだ時差活用術を簡単にご紹介します。

まず朝はフランスからのメールチェック及び返信作業から始めます。日本語とフランス語それぞれで返信する必要がありますが、特に朝の方が頭が冴えているのでフランス語でメール文を書く作業もそんなに苦になりません。

また日本が朝の時間帯に返信しておけば、フランスのビジネスアワーが始まってすぐに現地でメールを確認してもらえるので、運が良ければ朝メールした案件の回答をその日の夕方にもらえる可能性もあります。

それから人によると思いますが、やっぱりフランス語でメールを書く作業は慣れない作業です。夕方にフランス語で文章を書くとなると、疲れてメール返信の作業も無駄に時間を費やしてしまうので、頭がスッキリしている午前中にメール返信することをおすすめします。

ちなみに朝のうちにフランス関連の仕事を済ませておけば、午前中から夕方まで時間いっぱい日本国内の仕事にも集中できます。業務の進行方法に関しても少しずつ各業務をこなすのではなく、海外と日本の仕事を完全に区切って進めた方が良いのではないかと思います。

フランスと日本の時差は8時間なので(サマータイム時期は7時間)、そんなにあると逆に仕事が進めにくいと感じるかもしれません。しかし時差があるからこそ、日本のビジネスアワー中にフランスから問い合わせが入ったりして、急に処理しなければならない案件が横入りしてくるということはまずありません。

海外と日本それぞれの仕事をきちんと区切って取り組めることは時差があるからこそだと思います。

もちろん時差が100%仕事の壁にならないということはありません。

すぐに確認したいことなども出てきます。なので一つ一つの業務を進める上で、海外に関しては特に時間に余裕を持って進めるということを学びました。(早め早めの業務進行を心がけ、なるべく急に回答が必要になるという状況を作らないということです。)

国と言語が違うだけで、それ以外は日本と同じ

海外との仕事を担当することで最も学んだことは「結局国が違っても大切なことは同じ」ということです。

言葉が違うだけで、取引先との人間関係の作り方や協力を得るために重要人物へのアプローチ方法など、普段私が日本人に対して気をつけて仕事をしていることはフランスでも大事ということを感じました。

お互いの信頼がなければ仕事ができないということは万国共通だと学ぶこともできました。

そして仕事で必要とされるビジネススキルはもちろん相手を思いやる気持ちなど、普段日本人を相手として仕事をする際に気をつけていることがそのまま海外との仕事でも当てはまるのではないかと私は思います。

終わりに

私の場合、海外の取引先の相手とは年に1回くらいしか顔を見て直接話すことができないので、普段日本で営業職として直接色々と打ち合わせができる国内業務と比べるともどかしいこともありました。

でも仕事を達成した時のやりきった感は凄いもので、大変な分、学ぶことも多く自分の大きなステップアップになったと感じています。

私の目標は海外で働くということなので、海外出張で学んでことを活かしてこれからどんどん進んでいこうと思います!

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